Accord de traitement des données du médecin requis

• Le Responsable de traitement : le médecin requis, identifié par les informations de son compte (nom, prénom, spécialité, n° RPPS, lieu d'exercice), ci-après « le Requis ». Il est responsable de traitement (art. 4.7 RGPD) pour l'acte d'expertise qu'il réalise (avis, compte rendu, prescriptions).
• Le Sous-traitant : la société ESIT, SAS au capital de 100 €, immatriculée au RCS de Nanterre sous le n° 107 402 067, siège 13 rue du Bac d'Asnières, 92110 Clichy, éditrice de la plateforme EIZOR, ci-après « la Plateforme » (art. 4.8 RGPD).

La facturation du forfait technique au Requis est un traitement propre de la Plateforme (elle y est responsable de traitement) : elle n'entre pas dans le périmètre du présent accord.

Le présent accord définit les conditions dans lesquelles la Plateforme traite, pour le compte et sur instruction du Requis, les données nécessaires à la réalisation de l'expertise médicale à distance (art. L.6316-1 CSP). Il forme un tout indissociable avec le Contrat principal et ses annexes.

« RGPD » désigne le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (règlement général sur la protection des données). Les autres termes (« données à caractère personnel », « traitement », « responsable de traitement », « sous-traitant », « violation de données », « personne concernée ») sont entendus au sens de l'art. 4 RGPD (données concernant la santé : art. 4.15).

Détail en Annexe 1. En synthèse :

• Objet : traitement des données des dossiers de télé-expertise pris en charge par le Requis et des avis qu'il rend.
• Nature des opérations : mise à disposition des dossiers de la file (ordre strictement chronologique, initiales seules avant prise en charge), révélation de l'identité du patient au Requis dès la prise en charge du dossier (identitovigilance et faculté de récusation, art. R.4127-5 et R.4127-47 CSP, chaque déchiffrement tracé au journal d'audit), affichage du dossier et des photographies, recueil de l'avis (compte rendu, cotation, prescriptions), génération des PDF signés du Requis (CR, ordonnances nominatives), conservation, journalisation.
• Finalité : réalisation de l'expertise médicale à distance.
• Durée du traitement : durée d'utilisation du service, augmentée des durées de conservation (Annexe 1).
• Catégories de données : identité du patient, NIR/INS, données concernant la santé (dossier et avis), photographies de plaies.
• Catégories de personnes concernées : les patients des dossiers pris en charge par le Requis.

Effet à l'acceptation par le Requis, maintien tant qu'il utilise le service, puis durée des opérations de fin de contrat (art. 12).

a) Instruction documentée. La Plateforme ne traite les données que sur instruction documentée du Requis (y compris transferts), sauf obligation légale (information préalable du Requis sauf interdiction). Les fonctionnalités et la documentation valent instructions permanentes ; instruction complémentaire par écrit à contact@eizor.fr.

b) Confidentialité. Personnes autorisées engagées à la confidentialité, accès selon le besoin d'en connaître ; le personnel d'administration n'accède ni au contenu clinique ni à l'identité des patients.

c) Sécurité (art. 32). La Plateforme met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites en Annexe 3 (description publique sur la page Sécurité). Le détail opérationnel peut être communiqué au Requis sous forme de plan d'assurance sécurité. Toute évolution ne peut réduire le niveau de protection.

d) Sous-traitance ultérieure. Recours limité aux sous-traitants de l'Annexe 2, sous autorisation générale, aux conditions de l'article 7.

e) Assistance aux droits. La Plateforme aide le Requis à donner suite aux demandes d'exercice des droits (art. 12 à 23), selon l'article 11, dans les limites déontologiques applicables à un document médical signé.

f) Assistance sécurité, violations, AIPD. Selon les articles 9 et 10.

g) Sort des données. Selon l'article 12.

h) Mise à disposition et audits. Informations de conformité à disposition, audits selon l'article 13, alerte immédiate en cas d'instruction paraissant contraire au RGPD.

1. Contenu médical. Le Requis est seul responsable du contenu médical de l'avis, du compte rendu et des prescriptions qu'il signe. La Plateforme n'opère aucune interprétation automatisée des données cliniques (file strictement chronologique, signaux d'alerte affichés tels que déclarés) et n'intervient pas dans la décision médicale.
2. Assurance RCP télémédecine. Le Requis atteste détenir une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant l'activité de télé-expertise/télémédecine et la maintenir pendant toute la durée du contrat (attestation recueillie à l'inscription).
3. Licéité du traitement des données de santé. Le traitement relève de la prise en charge sanitaire assurée par des professionnels soumis au secret (art. 9.2.h RGPD, art. L.1110-4 CSP). Le consentement du patient à la télé-expertise, recueilli en amont par le professionnel requérant (art. L.1111-4 et L.6316-1 CSP), vaut consentement aux soins et bonne pratique, sans constituer la condition RGPD de levée de l'interdiction de l'art. 9.1.
4. Instructions licites. Le Requis ne donne que des instructions conformes au RGPD et au droit applicable. Conformément à l'art. 28.3.h RGPD, la Plateforme l'informe immédiatement si, selon elle, une instruction constitue une violation du RGPD ou d'autres dispositions du droit de l'Union ou du droit des États membres relatives à la protection des données.

Autorisation générale du Requis, liste en Annexe 2 (à ce jour : Clever Cloud SAS, France, hébergeur certifié HDS), information préalable de tout changement avec délai d'objection de 30 jours, résiliation sans pénalité à défaut d'accord, répercussion des obligations (art. 28.4), pleine responsabilité de la Plateforme.

Aucun transfert hors UE. Tout transfert futur subordonné à instruction écrite du Requis et garanties du chapitre V du RGPD, après information préalable.

Notification au Requis sans délai indu après prise de connaissance, avec les éléments nécessaires à sa notification CNIL sous 72 heures (art. 33) : nature, catégories et nombre approximatif de personnes et d'enregistrements, conséquences probables, mesures. Contact : contact@eizor.fr.

La Plateforme fournit les éléments nécessaires à l'AIPD du Requis et à une éventuelle consultation préalable CNIL (trame d'AIPD, documentation sécurité, certificats de l'hébergeur).

1. Relais. Toute demande reçue directement par la Plateforme est relayée au responsable compétent sans délai indu, sans réponse au fond. Moyens fournis : accès, rectification (dans les limites déontologiques d'un document médical signé), effacement par pseudonymisation (art. 17, dans la limite de l'art. 17.3.e), historique des accès.
2. Coexistence de deux responsables. Voir Annexe 4 : l'effacement à la demande du patient est mis en œuvre par pseudonymisation du patient (suppression de l'identité au coffre, conservation du dossier clinique rattaché à un identifiant technique), opposable aux deux responsables sans destruction de l'avis médical rendu par le Requis, dont la conservation relève de ses propres obligations (dossier médical). L'effacement peut être refusé ou différé (art. 17.3.e RGPD) au titre de la conservation probatoire liée à la responsabilité médicale (prescription de 10 ans à compter de la consolidation du dommage, art. L.1142-28 CSP).

Au choix du Requis : (a) restitution de l'ensemble des avis, comptes rendus et prescriptions qu'il a produits, dans un format structuré et lisible (le Requis restant tenu de ses obligations de conservation du dossier médical) ; puis (b) suppression des copies, sous réserve des durées légales et de l'articulation avec le Requérant (Annexe 4). Suppression confirmée par écrit et tracée au journal d'audit.

La Plateforme met à disposition du Requis les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'art. 28 et permet la réalisation d'audits, y compris des inspections, dans des conditions qui ne désorganisent pas son exploitation :

• auditeur mandaté soumis à la validation préalable de la Plateforme (indépendance, engagement de confidentialité, absence de conflit d'intérêts) ;
• au plus une fois par période de douze mois, sauf violation de données ou manquement avéré ;
• préavis écrit de 30 jours précisant le périmètre et la durée prévisible ;
• réalisation les jours et heures ouvrés, sans perturbation de l'exploitation ni accès aux données d'autres clients ;
• coûts de l'audit à la charge du Requis.

Les certifications et rapports d'audit tiers (certification HDS de l'hébergeur, pen-tests) en tiennent lieu en première intention.

Art. 82 RGPD : chaque partie répond des dommages liés au non-respect de ses obligations ou à une action hors instructions licites. Répartition financière régie par le Contrat principal.

Reprise de la fiche du registre des activités de traitement de la Plateforme, côté avis : mise à disposition et prise en charge des dossiers de la file, recueil de l'avis, génération des PDF signés, conservation. Catégories de données : identité, NIR/INS, données de santé (dossier et avis), photos. Personnes : patients des dossiers pris en charge. Durée : dossier conservé 20 ans à compter de l'avis rendu (réf. art. R.1112-7 CSP), sauf demande de restitution par le professionnel requérant, le Requis restant tenu de ses propres obligations d'archivage du dossier médical.

Renvoi à la page Sécurité : chiffrement au coffre identité/NIR, chiffrement applicatif du contenu clinique (STRICT) et des photos avec suppression EXIF, URLs pré-signées 5 min, journal d'audit chaîné par hash, Argon2id, MFA obligatoire, contrôle d'accès par rôle et propriété, traçabilité au journal d'audit de chaque déchiffrement d'identité (identité révélée au Requis dès la prise en charge du dossier), purge automatisée des journaux techniques, sauvegardes managées et chiffrées de la base de données. Le détail opérationnel peut être communiqué sous forme de plan d'assurance sécurité.

• Chaque responsable de traitement instruit la Plateforme sur la part dont il répond (demande pour le Requérant, avis pour le Requis).
• L'effacement à la demande du patient est mis en œuvre par pseudonymisation du patient (art. 17, dans la limite de l'art. 17.3.e RGPD), opposable aux deux responsables simultanément, sans destruction de l'avis médical du Requis.
• La restitution en fin de contrat porte, pour chaque responsable, sur les données qu'il a produites.